Privacyverklaring

Wie zijn wij?

Ecomcijfers is een handelsnaam van Van Wijk Advies B.V., gevestigd aan de Nieuwenhagerstraat 50, 6374 XR Landgraaf, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 76263061. Vragen over privacy? Mail info@ecomcijfers.nl of bel 06 15 68 35 13. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; privacyvragen worden behandeld door Tonie van Wijk.

Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker

Voor onze eigen kantooradministratie, deze website en onze klantcontacten zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Voor de inhoud van jouw dossier — je administratie, aangiften, jaarstukken en loonstroken — verwerken wij gegevens in opdracht van jou als cliënt (of van jouw werkgever, zie de paragraaf over het werknemersportaal): daar zijn wij verwerker en blijf jij (of je werkgever) verantwoordelijke. Dat onderscheid bepaalt onder meer bij wie je met een verzoek terechtkunt.

Welke gegevens verwerken we?

Websitebezoekers en contactformulier: naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van je bericht.
Cliënten: identificatie- en contactgegevens, financiële en administratieve gegevens (boekhouding, facturen, bankgegevens, aangiften, jaarrekeningen), fiscale identificatienummers (btw-nummer, RSIN) en — uitsluitend waar wettelijk voorgeschreven, bijvoorbeeld voor belastingaangiften en het Wwft-cliëntenonderzoek — het BSN.
Relaties van cliënten: namen en gegevens van leveranciers, afnemers en werknemers voor zover die in de administratie of loonverwerking voorkomen.
Portaalgebruikers: inloggegevens (versleuteld opgeslagen), documenten die je aanlevert of accordeert, ondertekenbewijs en beperkte loggegevens (zoals IP-adres) voor beveiliging en bewijs.

Waarvoor en op welke grondslag?

We gebruiken gegevens om contact op te nemen, onze administratieve en fiscale dienstverlening uit te voeren en aan onze wettelijke plichten te voldoen. Grondslagen: uitvoering van de overeenkomst, wettelijke verplichtingen (zoals de aangifte- en bewaarplicht en het cliëntenonderzoek op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme), ons gerechtvaardigd belang (zoals beveiliging, logging en het beantwoorden van je vraag) en, waar van toepassing, je toestemming. Het BSN gebruiken we uitsluitend waar de wet dat voorschrijft.

Waar staan je gegevens?

Ons klantportaal, het werknemersportaal en onze back-ups draaien op servers van Hetzner Online GmbH in de Europese Unie (Duitsland). Documenten in het portaal worden versleuteld opgeslagen; back-ups zijn versleuteld voordat ze onze systemen verlaten. Met Hetzner is een verwerkersovereenkomst gesloten. De kern van de dossiers wordt daarnaast lokaal op kantoor verwerkt en beveiligd bewaard.

Inzet van AI

Wij zetten AI-taalmodellen van Anthropic (Claude) in als hulpmiddel bij onze dienstverlening: voor het voorbereiden van boekingen, controles, concept-aangiften en concept-teksten. Wat dat betekent voor jouw gegevens:

Er gaat zo min mogelijk over de grens. De AI werkt met samenvattingen, statussen, rubriekbedragen en concept-teksten. Je BSN, wachtwoorden, sleutels, volledige administratiebestanden en de inhoud van loonstroken gaan nooit naar de AI.
Anthropic is gevestigd in de Verenigde Staten. Voor die doorgifte hebben wij een verwerkersovereenkomst met Anthropic met de door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen (SCC's) en het UK/Swiss Addendum. Die bepalingen verplichten Anthropic tot een beschermingsniveau dat gelijkwaardig is aan de Europese regels.
Geen training op jouw gegevens. Anthropic gebruikt de gegevens die wij via deze route verwerken niet om zijn modellen te trainen.
Een mens beslist. AI-uitkomsten zijn een hulpmiddel; aangiften, jaarstukken en andere belangrijke stukken worden door het kantoor beoordeeld en pas na akkoord ingediend of verzonden.

Werknemersportaal

Werk je bij een van onze cliënten en biedt jouw werkgever het werknemersportaal aan, dan kun je daar je eigen loonstroken en jaaropgaven inzien. Daarbij geldt: jouw werkgever is verantwoordelijke voor je loongegevens en wij verwerken ze als verwerker in opdracht van je werkgever; je ziet uitsluitend je eigen stroken, afgeschermd van die van collega's en van de werkgever-administratie; we verwerken hiervoor je loonstrook (met daarin onder meer BSN, IBAN en loongegevens), je e-mailadres, inloggegevens en personeelsnummer; en de inhoud van loonstroken gaat nooit naar de AI-laag. Vragen of verzoeken over je loongegevens lopen via je werkgever; wij ondersteunen daarbij. Rechtstreeks contact met ons kan ook via info@ecomcijfers.nl.

Delen met anderen

We verkopen je gegevens nooit. We schakelen wel dienstverleners (verwerkers) in die ons ondersteunen, en we verstrekken gegevens aan instanties als de wet dat vereist:

Boekhoudsoftware waarin de administratie wordt gevoerd (zoals Exact Online, Moneybird en e-Boekhouden.nl — alle EU).
Hosting en back-up: Hetzner (EU).
AI-verwerking: Anthropic (VS).
E-mail en agenda: Google Workspace. Onze contractspartij is Google Cloud EMEA Ltd (Dublin, Ierland). Voor de kernservices is als opslagregio voor opgeslagen gegevens ('data at rest') Europa ingesteld; ondersteuning en enkele aanvullende diensten kunnen daarbuiten plaatsvinden, waarvoor de standaardcontractbepalingen gelden.
Loonverwerking: Het Loonhuis (Loonhuis B.V.) verzorgt in onze opdracht de salarisadministratie voor cliënten met personeel.
Relatiebeheer: Notion (VS), met uitsluitend zakelijke contact- en statusgegevens — geen BSN en geen jaarstukken.
Belastingdienst en Kamer van Koophandel: aangiften en deponeringen dienen wij in via het beveiligde overheidskanaal Digipoort; deze instanties ontvangen gegevens op grond van de wet.

Met partijen die als verwerker voor ons werken sluiten we verwerkersovereenkomsten; voor partijen buiten de EU gelden aanvullend de EU-standaardcontractbepalingen. Bij Notion beperken we ons daarnaast bewust tot zakelijke contact- en statusgegevens. Een actueel overzicht van categorieën (sub)verwerkers is opvraagbaar via info@ecomcijfers.nl.

Koppelingen met je eigen administratie en verkoopkanalen

Koppel je als cliënt zelf je boekhoudpakket, verkoopkanaal of betaalprovider (zoals bol.com, Amazon, Shopify, Kaufland of Mollie) aan onze systemen, dan machtig jij die koppeling zelf en lezen wij uitsluitend de financiële gegevens uit die nodig zijn voor je administratie en aangiften — waar het platform dat ondersteunt met alleen-lezen-toegang. Je kunt die machtiging op elk moment intrekken. Rapporten van marktplaatsen kunnen beperkte gegevens van jouw kopers bevatten (zoals land, btw-nummer of adresgegevens op factuurniveau); die verwerken we uitsluitend in een afgeschermde, versleutelde omgeving binnen de EU, alleen voor je administratie en aangiften, en we verwijderen ze automatisch binnen 30 dagen. In je boekhouding belanden alleen geaggregeerde, niet tot kopers herleidbare boekingsregels. Deze werkwijze volgt de datavoorwaarden van het betreffende platform.

Bewaartermijnen

We bewaren gegevens niet langer dan nodig.

Administratieve en fiscale gegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht); voor gegevens over onroerende zaken 10 jaar.
Wwft-cliëntenonderzoek (identificatiegegevens): 5 jaar na het einde van de klantrelatie, tenzij een langere wettelijke termijn geldt.
Contactberichten en e-mail: zolang dat nodig is. Correspondentie die bij je dossier hoort nemen we daarin op (7 jaar); de mailbox zelf schonen we jaarlijks op, waarbij we niets verwijderen wat onder een bewaarplicht valt of nog in een dossier moet landen.
Portaalaccounts: gedurende de klantrelatie. Voor het werknemersportaal: ga je uit dienst, dan houd je toegang tot 30 april van het jaar daarna, zodat je je jaaropgave nog kunt ophalen vóór de aangiftetermijn; daarna wordt je toegang opgeschoond. Je loonstroken blijven bij je werkgever bewaard zolang die daartoe verplicht is.
Beveiligingslogs: maximaal 12 maanden.

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleuteling van gegevens in rust en tijdens transport, toegang op basis van minimale rechten, tweefactor-authenticatie, logging, versleutelde back-ups en een vastgelegde datalekprocedure. Vermoed je een datalek of beveiligingsprobleem? Meld het direct via info@ecomcijfers.nl.

Cookies

Deze website gebruikt uitsluitend functionele cookies die nodig zijn om de site goed te laten werken. We plaatsen geen tracking- of advertentiecookies.

Je rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van je gegevens, en het recht bezwaar te maken tegen de verwerking. Stuur daarvoor een e-mail naar info@ecomcijfers.nl; we reageren binnen een maand. Twee kanttekeningen: gaat je verzoek over de inhoud van een klantdossier waarvoor wij verwerker zijn, dan betrekken we de verantwoordelijke (de cliënt of jouw werkgever) bij de afhandeling; en verwijdering kan niet zolang een wettelijke bewaarplicht loopt — dan beperken we de verwerking waar mogelijk. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze werkwijze of onze dienstverleners wijzigen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina. Laatste wijziging: 26 augustus 2026.