Wat je moet weten over factureren in 2023

Wilt u er een bonnetje bij? Een bon van de pinautomaat is niet hetzelfde als een factuur, net zoals een iDEAL-betaling niet hetzelfde is als een aankoopbewijs. Het kan best ingewikkeld worden met al die transacties en dan zijn er voor ondernemers ook nog andere regels dan voor consumenten. Wat je moet weten over factureren naar consumenten en bedrijven lees je op deze pagina. Als je graag jouw online administratie goed inricht, neem dan contact op met Ecomcijfers.nl, we helpen je graag verder!

Ben je verplicht om een factuur uit te reiken?

Als je een bedrijf hebt en je levert producten of diensten aan ondernemers dan ben je verplicht om een factuur op te maken voor alle goederen en diensten. Dit geldt naast ondernemers ook voor rechtspersonen die geen ondernemer zijn zoals een vereniging of stichting. Daarnaast geldt deze verplichting voor zowel nationale als internationale klanten.

Als je goederen of diensten levert aan particulieren dan ben je niet verplicht om een factuur te overhandigen of op te sturen. Er zijn enkele uitzonderingen op deze regel:

• Als je een groothandel hebt in levensmiddelen, tabaksproducten, tandheelkundige grondstoffen of tandtechnische werken waarbij minimaal 80 procent van je klanten ondernemers zijn.
• Als je een nieuw of bijna nieuw vervoermiddel levert aan een afnemer in een ander land binnen de Europese Unie.

Dit zijn in het kort de regels over factureren naar consumenten en bedrijven. Je zult wel begrijpen dat er naast de standaard regels legio uitzonderingen zijn. Als je bijvoorbeeld verkoopt op afstand binnen de EU dan zijn er andere regels dan bij verkoop op afstand buiten de EU. Als je in het buitenland BTW-plichtig bent dan zijn er ook weer afwijkende regels van toepassing. Dan is er nog verschil tussen de Unieregeling en de Invoerregeling.

Wel of geen Unieregeling / Invoerregeling?

Als je gebruik maakt van de Unieregeling of Invoerregeling dan is het vrij eenvoudig. Je volgt in dit geval dezelfde regels die van toepassing zijn op Nederlandse facturen. Je hoeft bij particulieren geen factuur met BTW te sturen. Als je geen gebruik maakt van deze regelingen dan moet je de regels van het land waar BTW wordt afgedragen volgen. Je moet in dat geval contact opnemen met de Belastingdienst van ieder land waar je klanten hebt. Ieder land binnen de EU heeft namelijk weer eigen regels.

Gelden regels over factureren voor alle bedrijven?

Er zijn ondernemers die geen facturen volgens de wettelijke eisen hoeven te verstrekken. Dit geldt voor:

• Ondernemers in openbaar vervoer en taxivervoer.
• Ondernemers die werkzaam zijn in de horeca.
• Ondernemers die vrijgestelde goederen of diensten leveren inclusief ondernemers die onder de KOR vallen.
• Ondernemers waarbij de afnemer verantwoordelijk is voor de factuur zoals bij een veiling.

Als je een e-commerce ondernemer bent met een webshop dan is de kans dat je in één van de uitzonderingscategorieën valt vrij klein. Als het een intracommunautaire levering betreft dan ben je altijd verplicht om een factuur te verstrekken tenzij de klant vooraf betaalt.

Facturen naar consumenten

Als webshop die levert naar consumenten is het niet verplicht om verkoopfacturen te overhandigen. Je zou dus gebruik kunnen maken van de overschrijving op je (zakelijke) rekening of de informatie van je betaalprovider zoals Mollie. Hoewel je niet verplicht bent om een factuur te verstrekken bestaat er wel de verplichting om een sluitende administratie bij te houden. Je zult alle transacties dus wel moeten vastleggen en bij vragen moet je opheldering kunnen geven. Bestelnummers hoeven niet hetzelfde te zijn als factuurnummers, je kunt dit wel synchroon laten lopen als je dit prettig vindt.

Factureren naar bedrijven

De regels voor een webshop of een ‘bedrijf van stenen’ zijn gelijk. Als je met enige regelmaat producten verkoopt of diensten levert dan zul je waarschijnlijk niet handmatig facturen maken in een tekstverwerker, maar dit overlaten aan boekhoudsoftware of een bestelmodule in je webshop. Houd er rekening mee dat een bestelbon niet hetzelfde is als een factuur. Je zult klanten facturen sturen, dit kun je gelukkig heel goed automatiseren. Als je hier graag wat meer over wilt weten, neem dan contact op met Ecomcijfers.nl.

Hoe werken credit facturen?

Of je nu wilt factureren naar consumenten of bedrijven, er komt een moment dat je een bestelling terug moet boeken. Dan moet je een creditnota maken. Het is namelijk niet toegestaan om een bestaande factuur uit je administratie te verwijderen. De nummering van facturen moet oplopend zijn, als je hier en daar een factuur in de prullenbak gooit dan kom je in de problemen bij de fiscus. Je zult dan (een deel van) de bestelling moeten crediteren. Dit betekent dat je een nieuwe factuur maakt die binnen de administratie gekoppeld is aan de oorspronkelijke factuur. Afhankelijk van je e-commerce bedrijf moet je mogelijk producten retour nemen en weer aan de actieve voorraad toevoegen. Het is ook mogelijk dat je een klant achteraf korting geeft omdat een pakje licht beschadigd is aangekomen of om een andere reden een creditnota moet maken.

In Nederland moeten webshops consumenten in staat stellen om na bestellen pas te betalen. Dit kan met Klarna, Afterpay maar ook gewoon met een iDEAL-link in de orderbevestiging. Als je direct een factuur genereert bij bestellen en deze facturen worden niet betaald dan moet je mogelijk een flink aantal credit facturen maken. Je hoeft overigens niet direct na bestellen te leveren, je mag wel wachten tot de betaling voldaan is.

Dezelfde regels toepassen voor consumenten en bedrijven?

Je bent niet verplicht om een factuur uit te reiken als je goederen of diensten verkoopt aan particulieren. De vraag is; waarom zou je dit niet doen? Bedrijven die veel transacties contant verrichten en/of met veel klanten en kleine bedragen werken zullen niet voor iedereen een uitgebreide factuur uitdraaien. Als e-commerce ondernemer werkt het anders. Als je gebruik maakt van een webshop systeem dan worden bestellingen automatisch verwerkt, er worden facturen gegenereerd en je hebt er eigenlijk geen omkijken naar. Dit geldt voor eigen webshops die gemaakt zijn in bijvoorbeeld Shopify of Magento, maar ook e-commerce platformen zoals Bol en Amazon. Je kunt onderscheid maken in het opstellen en verzenden van facturen, maar waarom zou je dit doen? Je kunt klanten de keuze bieden tussen consument of zakelijk, met optionele velden voor BTW-nummer en KvK registratie. Wat de klant ook kiest, er rolt altijd een nette factuur uit. Die facturen worden direct doorgesluisd naar je boekhoudsoftware zoals Exact Online en de rest wordt door je boekhouder verwerkt.

Meer weten over de regels over factureren naar consumenten en bedrijven? Stuur een berichtje naar Ecomcijfers.nl voor meer informatie over dit onderwerp.