Als je ondernemer bent in retail dan kun je klanten op verschillende manieren laten betalen. Contant, met bankpas, smartphone, smartwatch of een creditcard bijvoorbeeld. Is pinnen in de winkel beter dan contant betalen of juist niet? Wat de voordelen en nadelen van elektronisch en cash betalen zijn vanuit het oogpunt van de ondernemer bekijken we op deze pagina. Ook behandelen we in het kort de opties om je online boekhouding zo efficiënt mogelijk in te richten.
Pin of contant?
Als eerste even een belangrijke mededeling voor alle retailers die pinbetalingen accepteren; je mag een klant geen vergoeding vragen bij pinnen. Als een artikel 1 euro kost aan de kassa dan geldt deze prijs zowel voor contant als pin. Je mag hier wettelijk niet meer voor vragen. Vroeger werd er regelmatig een dubbeltje extra gerekend vanwege ‘telefoonkosten’ of iets dergelijks, dit mag sinds 2018 niet meer. Dit geldt ook voor Visa en MasterCard transacties. Eventuele kosten moet je als ondernemer dragen. Je kunt deze kosten meetellen in je marges, met online boekhouden kun je dergelijke zaken automatisch laten berekenen.
Liever contant betalen?
Pinnen kost de klant niets maar de ondernemer wel. Een pinautomaat, abonnement bij een betaalprovider, rollen papier voor de bonnetjes etc. Dan maar liever alleen contant laten betalen? Steeds meer banken rekenen extra kosten voor stortingen, dit geldt ook voor ondernemers. Ook hier moet je dus kosten maken. Tel daarbij op de kosten voor rijden naar de bank, parkeerkosten én de tijd die je verliest. Onder de streep kan contant betalen nog best duur worden. Kijk dus niet alleen naar de kosten maar vooral naar de baten.
Pinnen is veiliger
Met name in bezorg- en afhaal restaurants zie je steeds vaker een ‘pin only’ beleid. Je kunt aan de kassa alleen nog maar pinnen. Dit heeft ermee te maken dat het personeel zo geen fouten kan maken, of slachtoffer wordt van een wisseltruc. Ook ligt het risico op een overval aanzienlijk lager met een sticker “alleen betalen met pin” op het venster geplakt. Geld trekt nou eenmaal ongure lieden aan, met elektronische transacties ben je van deze risico’s verlost.
De boekhouding wordt eenvoudiger met pinnen
Alle transacties netjes op een rijtje van pinautomaat rechtstreeks naar de online boekhouding. Dit is misschien wel het grootste voordeel om te kiezen voor pinnen. Als ondernemer wil je liever bezig zijn met je zaak en je klanten, niet met de boekhouding. Een moderne boekhouder is ook veel meer een financieel adviseur geworden, software regelt de rest. In plaats van een kasboek en kassalade vol contant geld wordt alles direct in de juiste kolommen geplaatst met realtime overzicht op je financiën.
Betalen op de markt
Steeds meer marktkooplieden maken gebruik van een mobiele pinautomaat. Als je tien keer een klant hebt gehad die alleen kan pinnen dan zorg je de volgende keer voor een pinautomaat. Anders loop je klanten mis. Er zijn daarbij meerdere opties; in Nederland zijn Zettle (voorheen iZettle) en SumUp de populairste systemen voor ZZP’ers. De eenvoudigste kastjes kosten tussen 10 en 20 euro, dit zijn kaartlezers die gekoppeld worden aan een mobiele telefoon om verbinding te maken met het internet. Klanten kunnen vervolgens pinnen of contactloos betalen. SumUp verkoopt ook een luxere versie met een ingebouwde bonnenprinter wat zeker op de markt handig kan zijn.
Als je met voedingswaren werkt dan is het aanpakken van contant geld niet zo hygiënisch. Het is ook onhandig omdat je handen soms nat of glad zijn van je koopwaar. Uiteraard zul je ook het pinapparaat schoon moeten houden, met name de goedkopere opties zijn niet waterdicht en kunnen gemakkelijk beschadigd raken. Houd er rekening mee dat Zettle en SumUp werken op basis van betaalverzoeken op een wijze die vergelijkbaar is met bijvoorbeeld iDeal. Er zijn kosten verbonden aan iedere transactie, afhankelijk van de aanbieder betaal je geen vaste kosten. Als je veel transacties per dag hebt dan is een SEPA-pinautomaat wellicht meer geschikt. Dit is de Europese standaard manier van pinnen. Deze toestellen zijn wat duurder en er zal een abonnement aan verbonden zijn, voor grotere aantal transacties ben je goedkoper uit.
Is pinnen beter dan contant betalen?
Als je de conclusie hebt getrokken dat onze voorkeur bij elektronisch betalen ligt, dan heb je ‘t bij het juiste eind. Als jij liever met contante betalingen werkt en je boekhouding netjes op orde houdt, dan heeft het geen zin om morgen over te stappen naar pinnen. Je mag als ondernemer keuzes maken en dat is een goede zaak. We willen je wel verzoeken om de mogelijkheden te onderzoeken en bij vragen gewoon even contact op te nemen met de specialisten van Ecomcijfers. We leggen je graag uit wat de opties zijn, waar je rekening mee moet houden en hoe jij het meest uit je onderneming kunt halen.
