Regels over factureren aan consumenten en bedrijven

Dat de regels voor facturen aan consumenten verschillen met de regels voor bedrijven, dat weten de meeste ondernemers wel. Toch is het niet zo eenvoudig als BTW los vermelden op een factuur. Sterker nog, er zijn zoveel regels dat het in veel gevallen eenvoudiger is om één standaard factuur te gebruiken waar alle uitzonderingen op vermeld staan. Wat er mag, moet en (niet) toegestaan is bij facturering kun je op deze pagina lezen.

Dit artikel gaat alleen over regels omtrent facturen binnen Nederland, voor levering van producten en diensten naar het buitenland zijn andere regels van toepassing.

Regels over factureren aan consumenten

Als je als ondernemer een product of dienst levert aan consumenten, dan is het normaal gesproken niet verplicht om direct een factuur af te geven. Er moet wel een betaalbewijs overhandigd kunnen worden. Hoewel de regels voor Business-to-Consumer (B2C) eenvoudig lijken te zijn, blijkt dit in de praktijk toch wat genuanceerder te liggen.

Er is namelijk geen wettelijke verplichting om een factuur af te geven, ondernemers hebben wel de verplichting om een factuur af te geven volgens ‘algemeen aanvaard gebruik’. Daarnaast bestaat er een fiscale verplichting om een factuur te geven aan klanten, binnen het consumentenrecht is er een verplichting opgenomen voor ‘bewijsstukken’ bij verkoop aan een consument.

Dus in het kort; het hoeft niet maar het moet wel... Dat klinkt tegenstrijdig en dat is het eigenlijk ook. Om het wat eenvoudiger te maken kun je als ondernemer de volgende stelregel aanhouden: Een ondernemer die diensten verleent aan consumenten moet op aanvraag een gratis bewijsstuk kunnen leveren. Pas na ontvangst van dit bewijs hoeft de betaling plaats te vinden. Ook hier zijn weer enkele uitzonderingen, maar laten we het eenvoudig houden.

Als een consument vraagt om een factuur, dan moet je die geven. En om het eenvoudig te maken kun je eigenlijk net zo goed altijd een factuur uitschrijven. Met administratieve software en een goed kassasysteem is dit een fluitje van een cent, met digitale bonnen hoef je niet eens iets uit te printen.

Voor consumenten hoeft BTW niet uitgesplitst te worden, het bedrag inclusief BTW moet wel duidelijk vermeld worden. Het mag trouwens wel los vermeld staan. Hier gaan bedrijven die hoofdzakelijk aan ondernemers leveren regelmatig de mist is. Ze geven consumenten offertes met prijzen exclusief BTW. Zelfs als dit duidelijk wordt aangegeven dan moet de prijs inclusief BTW toch op de offerte of factuur komen te staan.

Wat moet er op een factuur staan voor ondernemers?

Bij Business-to-business (B2B) zijn de regels anders, er zijn wettelijke eisen gesteld aan de informatie die op een factuur moeten staan. Denk aan:

• De factuurdatum
• Het factuurnummer
• De (bedrijfs)naam
• De adresgegevens van je bedrijf
•  De adresgegevens van de klant
• Je eigen BTW nummer
• Je eigen KvK nummer
•  Het BTW bedrag
• Beschrijving van goederen en/of diensten

Factuurnummers moeten altijd opeenvolgend genummerd worden. Als je niet voldoet aan de basisregels heeft de klant geen recht op aftrek van de BTW.

Ook hier is het weer eenvoudig om correcte facturen te maken in boekhoudpakketten. Eventueel kan je boekhouder een sjabloon voor je maken waar je steeds enkele velden aanpast. Als je actief bent in openbaar of privévervoer of in de horeca zullen deze regels afwijken. Daarnaast moet je ook nog rekening houden met meerdere BTW-tarieven. Als het bedrag inclusief BTW onder 100 euro blijft, dan mag er een vereenvoudigde factuur gestuurd worden.

Facturen op papier of digitaal sturen?

Je mag als ondernemer zowel digitaal als op papier facturen uitgeven. Binnen e-commerce is digitaal de standaard, bijvoorbeeld als PDF-document in de bijlage van een e-mail. Een e-factuur is een volledig geautomatiseerde factuur wat op zich heel prettig werkt, de ontvanger is alleen niet verplicht om e-facturen te accepteren. Een factuur naar een overheidsorganisatie moet verplicht als e-factuur verzonden worden.

Facturen opmaken eenvoudig gemaakt

Ondernemers die geen werknemers in dienst hebben om de administratie te regelen doen er goed aan de facturering zo eenvoudig mogelijk te houden. Zorg dat je minimaal aan de regels voldoet en neem het zekere voor het onzekere. Zeker binnen e-commerce moet een digitale kopie van een factuur gewoon standaard zijn, of je nu levert aan particulieren of bedrijven. Je kunt wel onderscheid maken tussen een meer eenvoudige versie voor de consument en een meer uitgebreid document voor zakelijke afnemers. De boekhouder helpt je graag om jouw facturering te standaardiseren, dat maakt het indienen van aangiftes en het opstellen van jaaropgaven natuurlijk ook een stuk eenvoudiger.

Let op met facturen naar een stichting of vereniging

Niet iedere stichting of vereniging is BTW-plichtig, wanneer je als ondernemer wel BTW-plichtig bent dan moet je altijd naar stichtingen en verenigingen BTW berekenen. Dus bijvoorbeeld 100 euro + 21% BTW = 121 euro. Of zij die BTW kunnen terugvorderen doet niet terzake, jij moet die BTW wel afdragen.

Heb je naar aanleiding van dit artikel vragen? Neem dan gerust contact met ons op!