Administratie online delen met de boekhouder

Het komt in e-commerce steeds vaker voor dat klanten en leveranciers geen contact hebben buiten het internet om. Dus alleen communicatie via de website, e-mailverkeer of chat. Winkelen in de supermarkt is nu bestellen via een app en thuis laten bezorgen geworden. Toch zijn er sectoren waarin er een grotere behoefte bestaat aan direct contact. Hoe werkt het delen van de administratie online met een boekhouder en hoe kun je zicht houden op je eigen boekhouding?

Online e-commerce begint met vertrouwen

Je komt een product tegen in een webshop. Je kent het bedrijf niet, de webshop ziet er knullig uit. Dus je gaat maar naar Bol.com omdat je hier zeker bent van levering en garantie. Wat veel klanten niet weten is dat Bol.com samenwerkt met resellers, bedrijven die hun producten verkopen via dit platform. Het is dus mogelijk dat jouw leverancier gewoon dezelfde vage webshop is. Ooit was Bol.com zelf die nieuwkomer waar veel consumenten met een boog omheen liepen. Door samen te werken met grote bedrijven zoals Albert Heijn én een alerte serviceafdeling op poten te zetten hebben ze het vertrouwen van de consument gewonnen.

Welke informatie deel jij met online dienstverleners?

Een product kopen in een webshop is niet te vergelijken met jouw volledige administratie toevertrouwen aan een online boekhouder. Jouw hele hebben en houden delen met een dienstverlener die je niet persoonlijk kent? Dat klinkt angstaanjagend. Je moet ook zeker kritisch zijn bij de keuze van een boekhoud- of administratiekantoor. Wie zit er achter de onderneming, zijn er referenties en welk verleden heeft de aanbieder? Voordat je de administratie aanlevert wil je wél even weten wat voor vlees je in de kuip hebt. Je kunt al veel leren van een dienstverlener door contact op te nemen, vragen te stellen en de reactie kritisch te bekijken. Wordt er vlot gereageerd en heeft de aanbieder jouw vragen goed begrepen? Dan ben je op het juiste pad.

Hoe wordt de administratie gedeeld?

Er zijn diverse boekhoudpakketten leverbaar, steeds vaker betreft het software in de cloud. Dit heet SaaS (Software as a Service). Je kunt data invoeren en via een beveiligde omgeving delen met de boekhouder op afstand. Als er meer partijen betrokken zijn met de invoer van data dan kun je rechten toekennen per persoon. Denk aan een administratief medewerker binnen een organisatie die inkomende facturen verwerkt of een werknemer die bonnen uitschrijft. Samen met de boekhouder ken je rechten toe op basis van de taken.

Help! Ik wil mijn boekhouding terug!

Helaas zijn niet alle boekhouders van hetzelfde kaliber. Het is immers geen beschermd beroep, met een telraam en een gelikte website kun je direct als boekhouder aan de slag. Een telraam is optioneel… Het is mogelijk dat je liever overstapt naar een ander boekhoudkantoor. Wat doe je als jouw huidige boekhouder informatie vasthoudt? Als je een conflict hebt en rekeningen van de boekhouder niet wilt betalen dan mag de opdrachtnemer een beroep doen op het retentierecht. Dit betekent dat de boekhouder jouw administratie mag houden tot je de rekening hebt betaalt. Dit geldt alleen voor het werk dat uitgevoerd is, niet voor de ruwe data. Er zijn specifieke voorwaarden voor aannemer en uitvoerder, toch kan een boekhouder niet zomaar al jouw informatie kapen.

24/7 zicht op zaken

Een groot voordeel van online administratie is de beschikbaarheid van data. Zo kun je als ondernemer of als privépersoon administratieve zaken direct doorsturen naar de boekhouder, via een website of app kun je de laatste financiële gegevens inzien. Betrouwbare online boekhoudsoftware zal van jouw data back-ups bewaren om verlies te voorkomen, bespreek met de boekhouder hoe er wordt omgegaan met (online) back-ups en het beheer van papieren documenten.

Ontdek de mogelijkheden voor digitalisering van jouw administratie en neem geheel vrijblijvend contact met me op.