Hoe krijg ik papieren bonnen in de computer?

Dit artikel over e-boekhouden gaat niet over die beruchte schoenendoos met bonnetjes. Het gaat om de manieren waarop je die schoenendoos eindelijk bij het oud papier kunt zetten. Hoe krijg je papieren bonnen in de computer, overzichtelijk en veilig? Versla de papieren tijger met alle digitale middelen die e-boekhouden je biedt.

Hoe ga jij de papieren tijger verslaan?

De term ‘papieren tijger’ komt van Mao Zedong, de Chinese leider die leefde van 1893 tot 1976. Wees gerust, deze pagina is geen communistisch manifest, in dit geval is er een direct verband te leggen met ondernemers. Kapitalist, communist, of ergens daartussenin; we krijgen allemaal te maken met deze katachtigen. Een papieren tijger is namelijk iets wat er angstaanjagend uitziet, maar dit in praktijk niet is. Zedong bedoelde hier de Verenigde Staten mee, reactionairen en zelfs de atoombom. We houden het eenvoudig en zien het als metafoor voor alle bonnen op papier die rondslingeren en je belemmeren als ondernemer. Wees niet bang, we gaan dit oplossen.

Digitalisering is een proces. Je moet de belastingaangifte online indienen, een poos later krijg je een blauwe brief in de bus. We leven in een wereld waarin de ambitie bestaat om ‘papierloos’ te werken, de praktijk is echter nog heel anders. Vooral die bonnetjes zijn vervelend om handmatig in te voeren binnen je online boekhoudpakket. Dat moet eenvoudiger kunnen en dit kan gelukkig ook. Je hebt er wel enkele slimme tools voor nodig en een beetje know-how. Als je daar geen tijd voor hebt, neem dan gerust even contact op met je e-boekhouder. Die zal je advies geven.

Bewaar je boekhouding 7 jaar

Volgens de Belastingdienst ben je verplicht om facturen 7 jaar te bewaren. Officieel wordt gesteld dat facturen bewaard moeten worden op de wijze waarop ze verzonden zijn. Een digitale factuur print je dus niet uit op papier. Er zijn enkele diensten waarbij een bewaartermijn geldt van 10 jaar. Dit zijn elektronische diensten, telecommunicatie diensten, radio- en televisie-omroepdiensten. Als je zoveel mogelijk papierloos wilt werken stuur je e-facturen. Die archiveer je digitaal voor een periode van 7 tot 10 jaar. Maar hoe zit het dan met bonnetjes die je ontvangt?

Scannen en digitaliseren

Zoals je in het vorige hoofdstuk hebt kunnen lezen moet je facturen in dezelfde vorm bewaren als ze verzonden of ontvangen zijn. Er zijn overigens boekhouders van de oude stempel die jouw digitaal archief vrolijk uitprinten, maar dat is een heel ander verhaal. Papieren bonnen en facturen mag je scannen en digitaal bewaren mits dit bestand een volledige weergave is van het origineel. Daarbij moeten de echtheidskenmerken worden opgeslagen. Als je aan de voorwaarden voldoet dan is het niet nodig om de originele bonnetjes en facturen te bewaren. Ook bij een digitale archivering geldt een periode van 7 tot 10 jaar, deze informatie moet eveneens binnen een redelijke termijn overlegd kunnen worden.

Samenvattend mogen we stellen dat de Belastingdienst geen bezwaar maakt tegen een digitale boekhouding en dat je die papieren tijger mag digitaliseren. Hoe gaan we hierbij te werk? Bijvoorbeeld op deze manieren:

1. Je kunt bestanden opslaan op een computer, USB-stick of externe schijf. Je zult dan zeker een back-up moeten maken want fysieke media kan beschadigd raken, gestolen worden of gewoon verloren raken.
2. Sommige online boekhoudpakketten bieden opslagruimte als onderdeel van de dienstverlening. Doorgaans worden deze bestanden op meerdere servers geplaatst als backup. Controleer of de servers zich in Europa bevinden, anders voldoe je wellicht niet aan de Europese wetgeving. Je e-boekhouder zal je precies kunnen vertellen wat goed is en wat beter.
3. Dropbox, Google-drive of Apple-bestanden; het kan allemaal. Zorg wel voor een goede beveiliging, bij voorkeur met een tweestaps-verificatie methode. Anders loop je kans dat jouw boekhouding op straat komt te liggen. Hackers zijn vervelend, maar ‘social engineering’ is nog steeds het grootste gevaar. Dat betekent heel eenvoudig dat data verloren raakt als mensen fouten maken of je misleiden.

Zo digitaliseer je bestanden:

• Scannen: Leg iedere bon onder de scanner en sla ze direct op via het systeem en/of de cloud drive
• Foto maken: Maak een duidelijke foto met je smartphone of tablet en sla het bestand op. Er zijn boekhoud apps die geautomatiseerd je bonnetjes opslaan via mail of WhatsApp

Zorg ervoor dat het volledige bonnetje gescand of gefotografeerd wordt met alle belangrijke informatie. Naast de kosten moet er ook zeker een datum op staan. Voeg tags toe in het boekhoudprogramma zodat je nooit vergeet wat de context is van het bonnetje. Sommige boekhoudpakketten maken gebruik van OCR. Dit staat voor Optical Character Recognition en het maakt van jouw afbeelding leesbare tekst. Dit kan veel tijd en moeite besparen. Controleer wel altijd of de informatie juist is overgenomen.

Heb je naar aanleiding van dit artikel vragen, of wil je meer over onze diensten weten? Neem dan gerust contact met ons op!