Van de bekende schoenendoos met bonnetjes naar een Excel sheet met kolommen die niet goed uitlijnen. Doe-het-zelf boekhouding is voor een groot deel gedigitaliseerd, maar ideaal is het nog zeker niet voor de meeste ondernemers. Je wilt best de stap nemen naar goede boekhoudsoftware, maar je hebt weinig tijd om je te verdiepen in een nieuw programma. Gelukkig hoeft de juiste boekhoudsoftware kiezen voor je bedrijf niet ingewikkeld te zijn of veel tijd te kosten. Volg gewoon de zes stappen op deze pagina en maak gebruik van de tips om je online-administratie te stroomlijnen.
De juiste boekhoudsoftware kiezen in 6 stappen
Gebruik onderstaande tips om eenvoudig goede boekhoudsoftware te kiezen:
1. Wie gaat de boekhoudsoftware gebruiken?
Als eerste moet je bepalen wie een gebruik gaat maken van de software. Bij een eenmanszaak kun je het werk zelf uitvoeren of je hebt wellicht een partner die goed is met cijfers. Het is ook mogelijk om de basis zelf uit te voeren en de rest uit te besteden aan een boekhouder. De primaire gebruiker moet snel aan de slag kunnen met het pakket.
2. Zorg dat er deelopties zijn
In veel gevallen zal de administratie verdeeld worden in pakweg drie categorieën:
- Taken die de software (na configuratie) automatisch kan verwerken en uitvoeren. Denk aan het verzenden van e-facturen of het sturen van herinneringen.
- Taken die de ondernemer uitvoert zoals het scannen van facturen of het indienen van de BTW-aangifte.
- Taken die een externe professional uitvoert zoals het opstellen van de jaaraangifte of het controleren van de boekhouding.
Bij deelopties kunnen er rechten worden toebedeeld zoals lezen en aanpassen. Iedere schakel in de keten heeft beschikking tot de vereiste data.
3. Is het pakket uitbreidbaar?
Als je een bedrijf hebt dat op basis van werkbonnen opdrachten uitvoert, dan moeten deze bonnen automatisch doorgezet wordt naar de boekhoudsoftware. Een standaard pakket kan niet alles voor je doen, dit is een voordeel. Anders wordt het ‘bloatware’, een pakket met zoveel opties dat je door de bits de bytes niet meer kunt zien. Kies liever voor een gestroomlijnd pakket met optionele modules.
4. Kun je zelf modules (laten) ontwikkelen?
In de vorige stap hadden we het over uitbreidbare boekhoudsoftware. De leverancier kan optionele modules aanbieden, het is ook mogelijk dat ze een API hebben ontwikkeld. Dit is een methode waarmee andere bedrijven plug-ins kunnen maken die werken in de boekhoudsoftware. Zo kun je een standaard pakket geheel op maat invulling geven. Dit is niet voor alle bedrijven een must, maar het kan een factor zijn bij het maken van een keuze.
5. Voldoet de software aan de wettelijke eisen?
Met name offline boekhoudsoftware, die niet bijgewerkt is, voldoet vaak niet meer aan de eisen die nu van kracht zijn. Bij een abonnement op een online boekhoudpakket worden updates in de regelgeving automatisch doorgevoerd zodat je er zeker van bent dat aangiftes, aftrekposten en andere zaken conform de wetgeving verwerkt worden. Zo is er het keurmerk Zeker-OnLine, of het internationale PEPPOL netwerk.
6. Kun je data migreren?
Als je gaat fuseren dan moet er data overgezet worden. Wellicht kies je voor een andere boekhouder die de voorkeur heeft voor een specifiek pakket. Of het bedrijf is uit zijn jasje gegroeid en je hebt behoefte aan een meer robuuste oplossing. Wat de reden ook mag zijn; zorg ervoor dat je data beschikbaar blijft en uit te wisselen valt met andere pakketten.
Door de boekhoudsoftware te toetsen op deze kenmerken kun je snel het juiste pakket kiezen. Neem contact op met je boekhouder om de keuze af te stemmen.
Heb je nog een boekhouder nodig?
“Leuker kunnen we het niet maken, makkelijker wel.” Dit was ooit de slogan van de Belastingdienst. Met alle regels in de huidige belastingwetgeving valt het te betwisten of de boekhouding makkelijker is geworden, leuker trouwens ook niet. Het is wel een feit dat online boekhoudsoftware het bijhouden van de administratie een stuk eenvoudiger heeft gemaakt.
Als ZZP’er of VOF kun je met de juiste boekhoudsoftware een groot deel van de administratie zelf uitvoeren of in ieder geval voorbereiden. Om die laatste stappen te nemen blijkt externe expertise nog steeds van groot belang. Zeker als je liever niet meer belasting betaalt dan strikt noodzakelijk is. In plaats van een boekhouder die al het werk uit handen neemt, kun je als ondernemer de taken verdelen tussen automatisering enerzijds, en een online boekhouder anderzijds. Zo hoef je zelf weinig tijd te besteden aan fiscaliteiten terwijl je toch zicht houdt op je eigen bedrijf. De online boekhouder knoopt de losse eindjes aan elkaar en zorgt ervoor dat de belastingaangifte in het voordeel uitvalt van de belastingbetaler, niet de fiscus.
Als je maximaal rendement wilt halen uit je bedrijf dan heb je nog steeds een boekhouder nodig. Je bent echter minder afhankelijk wat vrijheid en zekerheid biedt.
Heb je naar aanleiding van dit artikel vragen? Neem dan gerust contact met ons op!
